Kevätkokous 14.6.2020

Koljonvirran Ratsastajat ry KEVÄTKOKOUS

Aika: 14.6.2020 klo 15.00 (poikkeustilan vuoksi siirtynyt kesäkuulle)

Paikka: Koljonvirran kartano ja yksi jäsen Teamsin kautta 

Paikalla: Virpi Nisula Sari Nissinen Hanne Bunda Hanna Pesonen Anna-Mari Eskelinen Kaisa Kangas Marja Saarivainio Miia Rissanen Pinja Maijala Sari Niemi Tuula Leskinen Salla Nousiainen Jenna Hartojoki Teams 

Ennen kokouksen alkua pidettiin hiljainen hetki seuran perustajäsenen Tuula Laurilan poismenon vuoksi. 

Tämän jälkeen palkittiin pitkäaikainen seuran jäsen ja puheenjohtaja Tuula Leskinen seuran kunniajäsenyydellä ja muilla huomionosoituksilla. Hallituksen jäsenet Anna-Maija Mansikkala ja Anna-Kaisa Säisä huomioitiin myös ja heille lahjoitettiin seuran standaari. 

PÖYTÄKIRJA 

1§ Kokouksen avattiin puheenjohtaja Mervi Yli-Hukan toimesta. 

2§ Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 

3§ Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Pinja Maijala, sihteeriksi Sari Niemi ja 

ääntenlaskijoiksi Virpi Nisula ja Sari Nissinen sekä pöytäkirjan tarkastajiksi Tuula Leskinen ja Salla Nousiainen. 

4§ Esityslista hyväksyttiin. 

5§ Ilmoitusasioina kerrottiin ratsastuskentän peruskorjaustyön valmistumisesta, kentän käytöstä tehdyistä säännöistä siivouksen suhteen. Ylimääräinen hiekka on kasattu ladon ja Porovedentien väliin. Sitä voidaan käyttää tarhoihin. 

Lisäksi kerrottiin koronapandemian vaikutuksesta seuran toimintaan. On noudatettu Suomen ratsastajainliitoon suosituksia ja siksi heppakerho ja kisat peruuntuivat pandemian ilmettyä. Junnut ovat kokoontuneet ja suunnitelleet toimintaa ja varainkeruuta etänä. 

Valtioneuvoston ohjeita on noudatettu ja huomioitu vuokralaisena toimiva yrittäjä sekä pandemian vaikutukset hänen elinkeinoonsa. Ratsastajissa on riskiryhmäläisiä, jotka joutuivat väliaikaisesti keskeyttämään harrastuksensa. Yrittäjälle annettiin helpotuksena huhtikuun ja toukokuun vuokrasta 50 % alennus. 

6§ Vuoden 2019 toimintakertomus hyväksyttiin. 

7§ Vuoden 2019 tilinpäätös ja toiminnantarkastajien lausunto käytiin läpi. Seuran toimintaan tai tilinpäätökseen ei ollut huomauttamista. Tilinpäätös kiersi jäsenistön keskuudessa. 

8§ Seuran hallituksen tili- ja vastuuvapaus myönnettiin vuodelle 2019. 

9§ Valmisteltujen sääntömuutosten hyväksyminen 2. käsittely. Syksyn 2. syyskokouksessa hyväksytyt sääntömuutokset hyväksyttiin. Ennen hyväksymistä puheenjohtaja kävi läpi sääntömuutokset huolellisesti. Säännöt astuivat voimaan hyväksymisen jälkeen. 

10§ Uuden sääntömuutosprosessin käynnistäminen 

Keskustelua jäsenistön kanssa sääntömuutostarpeista - lähetekeskustelu. 

• Uusissa säännöissä tulee tarkentaa käsitteet kannattajajäsen ja kannatusjäsen. 

• Kiinteistön osalta valmistellaan sääntöihin uusia pykäliä. Niiden oikeusvaikutukset hallituksen jäsenten vastuisiin selvitetään huolellisesti. 

• Sääntöihin valmistellaan mahdollisuus myös sähköiseen kevät- ja syyskokoukseen. 

• Uusiin sääntöihin tullut käsite äärimmäinen poikkeustila määritellään. 

9§ Muut asiat 

• Hallituksen jäsenyydestä kiinnostuksensa ilmoittivat Jenna Hartojoki ja Salla Nousiainen. Uudeksi hallituksen jäseneksi valittiin Jenna Hartojoki Mervi Yli-Hukan tilalle. Hän siirtyi puheenjohtajan tehtävään 2. syyskokouksessa syksyllä 2019 ja tuolloin hänen paikkansa jäi täyttämättä. 

Hanne Bunda valittiin syksyn 2019 2. syyskokouksessa hallituksen jäseneksi eroilmoituksensa jättäneen Anna-Maija Mansikkalan tilalle väliaikaisesti. Hän ilmoitti paikkansa olevan täytettävissä, joten hänen tilalleen hallitukseen valittiin Salla Nousiainen. 

Syyskokouksessa 2019 valittu hallituksen jäsen Kaisa Kangas jatkaa syyskaudella 2019 eroilmoituksensa jättäneen Anna-Kaisa Säisän hallituspaikkaa. 

• Kaisla Kurkela valittiin varatoiminnantarkastajaksi 2. syyskokouksessa, mutta on esteellinen hoitamaan tehtävää. Säännöissä ei ole mainintaa toisesta varatoiminnantarkastajasta, joten se jätetään valitsematta. 

• Seuran tilitoimiston kilpailuttaminen esiteltiin jäsenistölle. Tarjoukset saatiin kolmelta tilitoimistolta. Tarjoajista valittiin halvin. 

• Avustushakemus Opetusministeriölle kiinteistön kunnostamiseksi jätettiin määräajassa, mutta avustusta ei saatu. Ehtona oleva vähintään 15 vuotta jatkuva maanvuokrasopimus ei täyttynyt. Seuralla on hyvä ja edullinen vuokrasopimus, mutta neuvottelut sen uusimiseksi käynnistetään. 

• Jäsenistöltä joulukuussa 2019 tulleeseen kirjeeseen vastaaminen. Kirjeessä mainittiin vaatimus kahden erillisen tilin ja tilinpäätöksen valmistelusta nimillä seuratoiminta ja kiinteistö. Tämä vaatisi seuralle kahta Y-tunnusta ja kustannukset tilitoimistojen osalta nousisivat melkein kaksikertaisiksi. Jatketaan kahden erillisen tilinpidon seuraamista kuten tähänkin asti nimillä seuratoiminta ja kiinteistö. Mervi Yli-Hukka kertoi, että seura jatkaa kilpailu- ja seuratoimintaan niin kuin ennenkin, vaikka hallituksessa tuli jäsen- ja puheenjohtajavaihdoksia syksyllä 2019. Koljonvirran Ratsastajat ry:n historia ja maine ovat arvokkaita. 

Pinja Maijala                   Sari Niemi

Puheenjohtaja                Sihteeri 

Tuula Leskinen               Salla Nousiainen

Pöytäkirjantarkastaja     Pöytäkirjantarkastaja